Un evento de 300 personas son, como poco, 600 dispositivos intentando conectarse a la vez. El WiFi “de la casa” de casi cualquier recinto está pensado para el día a día de una oficina o de un hotel, no para eso. Y falla justo donde más duele: el ponente que no carga la presentación, el streaming que se congela, el datáfono del stand que no cobra. Montar el WiFi de un evento es otra disciplina, y en catmicro lo hacemos en Barcelona y en toda Cataluña.
Por qué el WiFi del recinto no basta
Casi nunca es un problema de cobertura. La señal llega; lo que no llega es la capacidad. Un punto de acceso normal gestiona bien unas decenas de dispositivos; cuando le cuelgas doscientos, se satura y todos van a pedales. Y poner “un router más potente” no arregla nada, porque el móvil del asistente sigue teniendo una antena pequeña y no puede responder a esa potencia.
Lo que funciona es lo contrario: más puntos de acceso de alta densidad, bien repartidos por la sala y con los canales planificados para que no se pisen entre sí. Eso es una red de eventos, y se diseña antes de montarla.
Cómo montamos el WiFi de un evento
Nuestra forma de trabajar, paso a paso:
- Estudiamos el aforo y el espacio. Cuántas personas, cuántos dispositivos por persona, dónde se concentran (el auditorio, la zona de stands, el catering) y de qué está hecha la sala. De ahí sale cuántos puntos de acceso hacen falta y dónde van.
- Desplegamos puntos de acceso UniFi de alta densidad, con los canales calculados para que trescientos móviles no se peleen por el mismo.
- Separamos las redes. Una para los asistentes; otra para producción y streaming; otra para expositores y sus TPV; otra para prensa si hace falta. Cada una con su caudal reservado, así el público nunca deja sin internet al escenario.
- Portal de acceso con tu marca. El asistente se conecta y ve el logo del evento o del patrocinador, con clave o sin ella, según quieras.
- Una línea de internet que no dependa de nadie. Usamos la del recinto si es buena y le ponemos un respaldo 5G exterior; si no lo es, traemos una conexión temporal.
- Montamos el día anterior y probamos con la sala vacía. Y durante el evento hay alguien mirando el panel, para adelantarse a cualquier cosa.
- Desmontamos al terminar. Sin cuotas ni permanencias: es un servicio para ese evento.
Tipos de evento en los que lo montamos
- Congresos y jornadas en salas de hotel y auditorios, donde el WiFi tiene que aguantar a todos los asistentes conectados a la vez durante horas. Es el mismo criterio que aplicamos al WiFi de hoteles y salas de congresos.
- Ferias y stands, donde cada expositor necesita cobrar con su datáfono y hacer demos sin que el público se lo tumbe.
- Presentaciones y lanzamientos con streaming y prensa, donde un corte en directo no tiene arreglo.
- Bodas y celebraciones en masías y fincas, muchas veces sin buena cobertura de móvil, con fotos subiéndose al momento y un streaming para quien no ha podido venir.
- Pop-ups y mercados de varios días, con cobro con tarjeta en cada puesto.
Una red para el público, otra para que el evento funcione
Si te llevas una sola idea, que sea esta. En una feria de hace unos meses, un expositor nos contó que en su edición anterior el datáfono dejó de cobrar a media mañana. No era el datáfono. Era que los asistentes saturaron la única red que había y el TPV se quedó sin salida. Por eso separamos siempre: el WiFi de los asistentes va por su lado, y lo que hace funcionar el evento va por otro con caudal reservado. El público puede subir todos los vídeos que quiera; el escenario no se entera.
Qué preguntarle a quien te monte el WiFi
Sea a nosotros o a otro, estas preguntas te dicen si sabe de lo que habla:
- ¿Dimensionas por dispositivos o por metros cuadrados?
- ¿Separas la red de los asistentes de la de producción?
- ¿Qué línea de internet vas a usar, y qué respaldo tiene?
- ¿Lo pruebas antes de abrir puertas?
- ¿Hay alguien vigilando la red durante el evento?
Si a alguna te responde con vaguedades, desconfía. El WiFi de un evento se juega en esos detalles.
Dónde lo hacemos
Montamos WiFi profesional UniFi para eventos en Barcelona ciudad y en toda Cataluña: recintos feriales, hoteles, auditorios, masías y pabellones. Si tienes un congreso, una feria o una celebración a la vista y quieres que la conexión no sea el problema del día, cuéntanos el evento y te decimos qué hace falta y qué costaría.